Mude sua vida passando a checar e-mail apenas duas vezes por dia

Checar e-mail apenas duas vezes por dia, uma às 11h e outra às 16h. É incrível como uma atitude simples como essa foi capaz de mudar minha vida radicalmente do dia para a noite.

Eu já tinha lido essa recomendação de checar e-mail apenas duas vezes por dia em vários sites e livros, mas sempre achava que não era para mim, que eu não conseguiria botar em prática, que como faço atendimento os clientes iriam reclamar e toda uma outra série de desculpas que minha mente inventava para mim mesmo com medo da mudança.

Até que, há cerca de um mês, decidi experimentar e me comprometi a, por pelo menos durante uma semana, checar e-mail única e exclusivamente duas vezes por dia, às 11h e às 16h. E Minha vida mudou.

Custo de preparação e foco em produtividade

A principal razão de checar e-mail apenas duas vezes por dia é que o custo de preparação é muito alto quando você faz essa tarefa diversas vezes durante o dia. Se você deixa acumular e processa apenas dois lotes grandes, ganha muito mais tempo.

Devo confessar que não foi apenas o simples fato de passar a checar e-mail duas vezes por dia que causou tamanha mudança no meu cotidiano. Eis outras atitudes que ajudaram:

• Zerar a caixa de entrada sempre. Agora que os e-mails se acumulam, eu sempre processo todos eles a cada checada. Começo pelo mais antigo e vou subindo para o mais recente, decidindo o que fazer com todos eles, sem deixar nenhum na caixa de entrada para decidir depois. As opções disponíveis são: apenas ler, responder, inserir na lista de coisas a fazer, delegar para alguém ou ignorar.
• Não checar e-mail como a primeira atividade do dia. Essa foi uma mudança bastante radical. Checar o e-mail logo que se chega ao trabalho é certeza de colocar um monte de urgência na frente do que é realmente importante. Às 11h é provável que as pessoas já tenham lhe enviado os e-mails que queriam enviar e que já tenham respondido os que porventura você tenha mandado. O mundo pode esperar até às 11h e, até lá, você pode se concentrar nas atividades importante.
• Sair de listas de discussão. Ok, elas são importantes, mas estavam tomando muito tempo e indo de encontro à minha decisão de passar menos tempo em frente ao computador e curtir mais a vida lá fora.
• Criar modelos de respostas. Com uma nova funcionalidade do Gmail, consegui criar modelos de respostas para perguntas que se repetiam freqüentemente.

Você também pode?

Se você é como eu, vai achar que não pode fazer isso. Que seu chefe não deixa. Que os clientes vão sumir. Pode ser que realmente isso aconteça. Ou pode ser que não. A única maneira de você descobrir é testando.

Uma opção que você tem é a de criar uma mensagem automática de resposta dizendo que, para o bem da produtividade, você está experimentando checar e-mail apenas duas vezes ao dia, às 11h e às 16h. E que se o assunto for realmente urgente, que a pessoa deve telefonar para você.

O risco vale a pena, pois se realmente o mundo não cair com essa sua nova prática (e, acredite em mim, dificilmente ele cairá), você poderá mudar sua vida de maneira substancial com uma atitude ridicularmente simples.